Văn phòng đóng là gì? Ưu nhược điểm và những điều cần biết

Một trong những kiểu thiết kế văn phòng truyền thống đến nay vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để xây dựng là văn phòng đóng. Vậy kiểu văn phòng kín này có đặc điểm gì, ưu nhược điểm ra sao? Hãy cùng Nội Thất Điểm Nhấn tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết sau đây. 

Khái niệm văn phòng đóng

Văn phòng đóng hay còn được gọi là văn phòng kín, văn phòng riêng. Đây là kiểu thiết kế văn phòng truyền thống, sử dụng tường để làm vách ngăn phân tách không gian. Từ đó, tạo sự riêng tư cho từng bộ phận và tổ chức trong công ty. Mô hình văn phòng kín thường được áp dụng có những doanh nghiệp đòi hỏi sự tập trung, cần độ bảo mật cao hoặc văn hóa yêu cầu sự riêng tư. 

Ưu điểm của văn phòng đóng kín so với văn phòng mở

So với văn phòng thiết kế theo không gian mở, văn phòng kín sở hữu những ưu điểm vượt trội hơn như sau:

Đề cao tính chuyên biệt của từng bộ phận 

Mỗi bộ phận trong công ty đề được chia thành những không gian nhỏ, được ngăn cách bằng bức tường để tạo nên môi trường làm việc riêng từ. Điều này đảm bảo sự yên tĩnh, hỗ trợ nhân viên tập trung giải quyết công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. 

Ngoài ra, mỗi bộ phận trong công ty đều có chuyên môn và văn hóa làm việc khác nhau. Việc phân tách không gian bằng thiết kế văn phòng đóng cũng nâng cao tính chuyên biệt của từng bộ phận, không bị làm phiền hay ảnh hưởng bởi những tác động bên ngoài. 

Nâng cao tính bảo mật

Văn phòng kín tạo nên không gian trao đổi thông tin riêng tư giữa các nhân viên, bộ phận và với cả đối tác. Đồng thời, văn phòng kín còn tạo nên không gian lưu trữ hợp đồng, giấy tờ,… quan trọng có tính bảo mật cao. Do đó, những thông tin mất của doanh nghiệp khó có thể rò rỉ ra bên ngoài, đây cũng là ưu điểm vượt trội của văn phòng đóng so với văn phòng không gian mở. 

An toàn cho sức khỏe nhân viên

Việc tạo nên không gian đóng với vách ngăn, việc tiếp xúc giữa các nhân viên cũng hạn chế hơn. Chính vì vậy, ngăn chặn hiệu quả các bệnh lây qua đường hô hấp, không khí như: thủy đậu, cảm cúm, sởi, lao,… Điều này giúp bảo vệ sức khỏe của nhân viên tốt hơn, đồng thời cũng tránh tình trạng nghỉ phép ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Nâng cao khả năng tập trung

Ưu điểm nổi bật của văn phòng đóng là xây dựng được môi trường làm việc yên tĩnh, nâng cao khả năng tập trung giải quyết công việc. Cụ thể:

• Giảm thiểu tiếng ồn: Âm thanh khi di chuyển, nghe điện thoại, trao đổi,… dễ dàng được hạn chế nhờ vào vách ngăn của văn phòng kín. 
• Giảm thiểu gián đoạn: Trong văn phòng kín, những sự việc hoặc sự việc bên ngoài không thể tác động làm gián đoán đến sự tập trung của nhân viên. 

Phòng ban được phân chia, phân cấp rõ ràng

Khác với văn phòng mở, các phòng ban trong văn phòng đóng được phân chia một cách rõ ràng. Nhờ vậy có sự phân cấp rạch ròi giúp quy trình làm việc trở nên thuận tiện, khoa học hơn:

• Phân cấp vị trí nhân viên, quản lý rạch ròi: Văn phòng kín tạo nên sự phân cấp giữa các cấp bậc trong công ty, theo đó vị trí cấp cao thường sử dụng văn phòng riêng, để tạo cảm giác quyền lực để dễ dàng quản lý nhân sự.
• Phân chia bộ phận, phòng ban rõ ràng: Mỗi phòng ban với chức năng khác nhau cũng được bố trí không gian riêng tư, tách biệt. Điều này giúp các bộ phận không ảnh hưởng lẫn nhau và vẫn thuận tiện trao đổi khi cần thiết. 

Tăng hiệu suất làm việc của công ty

Ưu điểm cuối cùng của văn phòng đóng là nâng cao hiệu suất của toàn bộ công ty, từ đó nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác nhằm thu hút được nhiều khách hàng. Cụ thể, văn phòng kín tạo nên không gian làm việc yên tĩnh và tập trung. Điều này tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng, đồng nghĩa hiệu suất của công ty cũng được cải thiện. 

Nhược điểm của văn phòng đóng kín

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, văn phòng bố trí kín cũng có những nhược điểm mà các chủ doanh nghiệp cần biết trước khi quyết định áp dụng như sau: 

Chi phí xây dựng cao

Nhược điểm đầu tiên của văn phòng bố trí kín là chi phí thi công thô và cả nội thất cũng cao hơn so với văn phòng mở. Cụ thể:

• Chi phí thi công vách ngăn: Khi xây dựng văn phòng đóng sẽ có thêm hạng mục thi công tường hoặc vách ngăn để phân chia từng bộ phận, phòng ban. Điều này cũng khiến cho chi phí xây dựng tăng lên, do cần sử dụng nhiều vật tư xây dựng hơn văn phòng không gian mở.
• Chi phí trang thiết bị, nội thất: Không như văn phòng mở dễ dàng sử dụng chung những trang thiết bị, tiện ích phục vụ cho công việc. Với văn phòng kín, mỗi phòng ban cần được trang bị những tiện ích làm việc riêng. Do đó, dựa vào số phòng ban được phân chia mà chi phí này cũng tăng theo.

Bảo dưỡng, vệ sinh thường xuyên

Bên cạnh chi phí xây dựng, văn phòng đóng cũng cần chi trả nhiều hơn về chi phí bảo dưỡng và vệ sinh so với văn phòng mở. Cụ thể:

• Chi phí bảo dưỡng: Với việc mỗi phòng ban đều được trang bị các thiết bị, tiện ích phục vụ cho công việc riêng. Đồng nghĩa có nhiều thiết bị cần bảo dưỡng và tư sửa hơn, điều này là nguyên nhân làm tăng chi phí.
• Chi phí vệ sinh: Cũng như các thiết bị tiện ích, nội thất của từng phòng ban trong văn phòng kín cũng cần được vệ sinh thường xuyên để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ. Số phòng càng nhiều thì chi phí này càng cao.

Yêu cầu diện tích văn phòng lớn

Một trong những nhược điểm lớn nhất của văn phòng đóng là yêu cần văn phòng có diện tích lớn. Cụ thể:

• Phân chia phòng ban: Trong một công ty, chắc chắn cần có nhiều bộ phận khác nhau để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp quy mô lớn. Với thiết kế không gian đóng, cần có diện tích rộng rãi để xây dựng nhiều phòng ban khác nhau. 
• Tốn diện tích vách ngăn, nội thất: Tường và vách ngăn là yếu tố không thể thiếu khi xây dựng văn phòng đóng. Càng nhiều phòng ban, bộ phận thì càng tốn nhiều diện tích xây dựng vách ngăn. Ngoài ra, mỗi không gian đều cần có diện tích đủ lớn để sắp xếp và bố trí nội thất. 

• Hạn chế số lượng nhân viên: Khi sử dụng văn phòng kín, không gian bị bó buộc nên cần giới hạn số lượng nhân viên để đảm bảo sự thoải mái tránh gây bí bách. Điều này cũng vô tình gây nên sự khó khăn trong việc sắp xếp chỗ ngồi nếu có thêm nhân sự mới. 

Hạn chế tương tác giữa các phòng ban, nhân viên

Ưu điểm của văn phòng đóng là sự yên tĩnh, ít bị gián đoạn bởi những tác động bên ngoài. Tuy nhiên, điều này cũng đi song song với nhược điểm hạn chế sự giao tiếp giữa các nhân viên và phòng ban với nhau. Cụ thể:

• Hạn chế tương tác: Trong không gian kín, thường các nhân viên chỉ tập trung giải quyết công việc của mình. Thế nên việc giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các nhân viên và phòng ban với nhau là rất ít.

• Hạn chế hoạt động nhóm: Những hoạt động nhóm cần tập trung nhiều nhân sự, trong khi đó mỗi phòng ban có diện tích khá khiêm tốn. Vì vậy, rất khó thực hiện những hoạt động nhóm trong văn phòng đóng. 
• Tốn thời gian sắp xếp cuộc họp: Khi diễn ra bất kỳ buổi họp nào, cần tốn nhiều thời gian để thông báo đến từng phòng ban và sắp xếp thời gian cũng như địa điểm phù hợp. Điều này làm mất nhiều thời gian cho việc triển khai các kế hoạch, thông tin trong cuộc họp. 
• Hạn chế sự đoàn kết của công ty: Như đã chia sẻ, văn phòng kín hạn chế sự tương tác giữa các nhân viên và phòng ban. Điều này dần khiến cho công ty thiếu đi sự ăn ý và gắn kết, văn hóa của công ty vì thế cũng bị ảnh hưởng tiêu cực. 

Ảnh hưởng thị lực nhân viên

Mặc dù văn phòng đóng giúp các nhân viên giảm thiểu việc mắc các bệnh lây qua đường không khí và hô hấp. Tuy nhiên, với không gian đóng kín không khí không được lưu thông tốt cũng dễ ảnh hưởng xấu đến sức khỏe. 

Chưa kể với thiết kế văn phòng kín, không thể tránh khỏi nhiều vị trí phòng ban không có cửa sổ, không nhận được ánh sáng tự nhiên. Điều này đòi hỏi sử dụng hệ thống đèn để chiếu sáng cả ngày, không tốt cho thị lực của nhân viên. 

Quản lý nhân viên hạn chế

Mặc dù là môi trường lý tưởng để nhân viên tập trung làm việc, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn và những sự vật hay sự việc gián đoạn. Tuy vậy, văn phòng đóng lại lộ rõ nhược điểm khó khăn trong việc quản lý nhân viên.

• Quản lý khó giám sát: Việc quản lý nhân viên thường diễn ra khó khăn bởi bị ngăn cách bằng bức tường nên rất khó quan sát. Hoặc đòi hỏi quản lý phải thường xuyên di chuyển sang phòng nhân viên để kiểm tra, tốn nhiều thời gian.
• Nhân viên dễ làm việc riêng: Bởi khó khăn trong việc quản lý và giám sát, nhân viên thường lợi dụng nhược điểm này để làm việc riêng trong giờ làm. Điều này lâu dài dẫn đến lười biếng, không chủ động trong công việc và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. 

Khó khăn khi tái cấu trúc văn phòng

Đặc trưng của văn phòng đóng là những bức tường, vách ngăn được xây dựng xuyên suốt không gian làm việc. Do đó, nếu như công ty có dự định tái cấu trúc lại văn phòng như: cải tạo, nâng cấp, cơi nới hay đơn giản chỉ là bố trí lại cũng sẽ gặp nhiều khó khăn. 

Bản vẽ thiết kế văn phòng kín trước khi xây dựng đã cố định không gian làm việc cho từng phòng ban. Thế nên rất khó để có thể thay đổi bố trí nếu có ý định sắp xếp lại không gian. Ngoài ra, nếu muốn nâng cấp và mở rộng, doanh nghiệp phải tốn kém nhiều chi phí cho việc phá vỡ vách ngăn 

Giảm tốc độ wifi

Đường truyền mạng ổn định cũng là một trong những yếu tố quan trọng đối với một công ty. Điều này đảm bảo sự thuận tiện, giúp nhân viên không bị gián đoạn khi làm việc. Tuy nhiên với việc xây dựng quá nhiều vức tường làm vách ngăn, wifi trong văn phòng đóng trở nên yếu hơn so với văn phòng mở có không gian thoáng đãng.

Lưu ý quan trọng khi thiết kế văn phòng đóng 

Bên cạnh việc tìm hiểu ưu, nhược điểm của văn phòng kín. Chủ doanh nghiệp cũng cần biết thêm những điều cần lưu ý khi thiết kế văn phòng kín như sau:

• Thể hiện hình ảnh thương hiệu: Với không gian kín, việc tạo nên điểm nhấn cho công ty là khá khó khăn. Thế nên, cần chú trọng trong mỗi không gian làm việc và đặc biệt là quầy lễ tân, sảnh tiếp khách phải thể hiện được hình ảnh thương hiệu của 
• Tối ưu công năng theo tính chất phòng ban: Mỗi không gian làm việc của từng bộ phận, phòng ban văn phòng đóng cần được thiết kế phù hợp theo đặc thù tính chất công việc. 
• Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Để đảm bảo tạo nên không gian làm việc khoa học, tốt cho sức khỏe. Khi thiết kế văn phòng kín cần đảm bảo mỗi phòng làm việc đều nhận được ánh sáng tự nhiên và không khí trong phòng luôn được lưu thông. 
• Tối ưu chức năng không gian: Để có thể tiết kiệm diện tích cho văn phòng đóng. Chủ doanh nghiệp nên ưu tiên thiết kế kết hợp nhiều chức năng trong 1 phòng. 
• Thiết kế liên thông, liền mạch: Tuy là văn phòng kín nhưng giữa các phòng ban cần có sự liên kết để dễ dàng trao đổi thông tin, liên lạc. Đồng thời cũng đảm bảo lối đi thuận tiên và tạo được ấn tượng tốt với đối tác.

Giải pháp khắc phục nhược điểm văn phòng đóng kín

Như Nội Thất Điểm Nhấn đã chia sẻ từ trước, văn phòng kín có những nhược điểm nhất định trong thiết kế. Thế nên, để tạo được không gian làm việc khoa học và thoải mái nhất cho nhân viên. Các chủ đầu tư nên áp dụng những giải pháp dưới đây để khắc phục những nhược điểm của văn phòng kín.

Văn phòng mở

Một trong những giải pháp tối ưu nhất khắc phục những nhược điểm của văn phòng đóng là thiết kế không gian làm việc theo kiến trúc văn phòng mở. Đây là phong cách thiết kế văn phòng hiện đại, “phá vỡ” những bức tường và vách ngăn để tạo nên không gian làm việc thoáng đãng, thoải mái.

Văn phòng mở giúp khắc phục nhiều nhược điểm của văn phòng kín như: tối ưu diện tích, tăng sự gắn kết công ty, tận dụng ánh sáng tự nhiên tốt hơn, cải thiện tốc độ wifi,… Đồng thời, văn phòng mở sẽ nâng cao được tính thẩm mỹ trong không gian làm việc, thúc đẩy tính sáng tạo và gợi được hứng thú làm việc của nhân viên.

Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng phù hợp áp dụng kiến trúc không gian mở để cải thiện nhược điểm văn phòng đóng. Theo đó, chỉ những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cần sự năng động, sáng tạo và đề cao giao tiếp như: truyền thông, nghệ thuật, kiến trúc, thời trang,… mới phù hợp với thiết kế văn phòng mở.

Văn phòng hỗn hợp 

Văn phòng hỗn hợp là sự kết hợp hoàn hảo giữa không gian đóng và không gian mở. Đây là kiểu kiến trúc có sự cân bằng và linh hoạt cao, phù hợp với hầu hết mọi lĩnh vực. Đối với kiểu văn phòng hoàn hảo này, những vách ngăn bằng kính với tính linh hoạt, dễ di chuyển sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất. Bạn có thể chủ động kéo, đóng vách ngăn kính để tạo nên không gian đóng hoặc mở khi cần thiết.

Văn phòng hỗn hợp phát huy được tối đa ưu điểm của cả 2 kiểu thiết kế văn phòng đóng và mở. Tuy vậy, việc thiết kế văn phòng hỗn hợp lại khó hơn vì đòi hỏi tính toán hợp lý và khoa học để tạo nên không gian làm việc phù hợp với hình ảnh thương hiệu của công ty, đặc điểm chức năng của từng bộ phận.

Văn phòng xanh

Thiết kế văn phòng xanh kết hợp với yếu tố thiên nhiên là môi trường làm việc hiện đại, được nhân sự yêu thích hiện nay. Việc tạo nên không gian gần gũi với thiên nhiên giúp tạo cảm giác thoáng đãng, khắc phục hiệu quả nhược điểm bí bách của văn phòng kín. Đồng thời, tận dụng được tối đa ánh sáng tự nhiên và lưu thông không khí tốt hơn, đảm bảo không ảnh hưởng xấu đến thị lực và sức khỏe của nhân sự. 

Ngoài ra, so với văn phòng đóng có phần bích bách và khó có cảm hứng làm việc. Văn phòng nhiều cây cối với mảnh xanh dịu mắt, tạo cảm giác thoải mái cũng thúc đẩy nhân viên giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn. Không chỉ thế, còn nâng cao tính thẩm mỹ và gây được ấn tượng tối với đối tác, khách hàng.

Văn phòng thông minh

Thiết kế văn phòng thông minh là văn phòng tích hợp nhiều ứng dụng công nghệ, hệ thống tự động hóa trong không gian nhằm mang đến môi trường làm việc tiện nghi nhất. Theo đó, văn phòng thông minh thường được thiết kế theo kiểu không gian mở để toàn bộ nhân sự dễ dàng sử dụng chung các tiện ích. 

Với việc ứng dụng công nghệ tân tiến trong văn phòng thông minh, độ ổn định của wifi được cải thiện hiệu quả hơn so với văn phòng đóng. Bên cạnh đó, kiểu văn phòng này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp, nâng cao sự tin tưởng của đối tác và khách hàng đối với doanh nghiệp. 

Trên đây là toàn bộ những thông tin về văn phòng đóng mà Nội Thất Điểm Nhấn muốn chia sẻ đến các chủ doanh nghiệp. Hy vọng có thể giúp doanh nghiệp biết rõ về ưu nhược điểm của văn phòng kín và cả cách khắc phục để tạo nên môi trường làm việc tốt nhất cho nhân sự. Từ đó, nâng cao tổng thể hiệu suất làm việc của công ty, thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng được niềm tin với đối tác.