Văn phòng bố trí kín là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng đóng

Mô hình văn phòng bố trí kín (văn phòng đóng) là mô hình văn phòng được ứng dụng phổ biến ở trong và ngoài nước bởi tạo nên không gian làm việc yên tĩnh và tính bảo mật cao. Vậy thiết kế văn phòng bố trí kín là gì? cùng Nội Thất Điểm Nhấn tìm hiểu cụ thể qua bài viết dưới đây.

Văn phòng bố trí kín là gì?

Văn phòng bố trí kín (hay văn phòng đóng, văn phòng riêng) là mô hình văn phòng được bố trí khép kín truyền thống. Các phòng làm việc sẽ được phân chia thành từng phòng, khu vực riêng biệt và được ngăn cách bằng bức tường, tủ, vách ngăn…nhằm mang đến không gian làm việc đảm bảo sự yên tĩnh, riêng tư cho từng phòng ban. Kiểu mô hình này được tìm hiểu và phát triển bởi kiến trúc sư người Mỹ là Robert Propst vào cuối năm 1960 với tên tiếng anh là “Action Design”

Đặc điểm của văn phòng đóng

Thiết kế văn phòng bố trí kín sẽ có những đặc điểm sau:

• Mỗi phòng ban, tổ chức, cá nhân sẽ làm việc trong khoảng không gian nhỏ riêng, thường theo từng ô vuông và ngăn cách nhau bằng tường, thạch cao, vách ngăn…
• Mỗi phòng ban đều được bố trí cửa ra, vào nhằm tạo sự tách bạch, riêng tư trong quá trình làm việc cho mỗi bộ phận
• Mỗi nhân viên đều có khu vực làm việc riêng biệt, trang bị đầy đủ thiết bị và phương tiện đáp ứng cho công việc (bàn, ghế, máy tính, tủ…); khu vực làm việc thường được ngăn cách bằng vách ngăn lửng gắn liền với bàn.

Quý vị đang tìm mẫu thiết kế văn phòng 70m2 mà muốn tiết kiệm chi phí phát sinh, thì có thể tham khảo những mẫu sau đây.

Ưu nhược điểm của văn phòng bố trí kín

Để cân nhắc lựa chọn mô hình thiết kế văn phòng, bạn có thể tham khảo ưu, nhược điểm sau đây:

Ưu điểm văn phòng bố trí kín

Có nhiều người cho rằng mô hình văn phòng đóng đang dần trở nên lỗi thời và cần thay thế bằng những thiết kế mới lạ hơn. Tuy nhiên trên thực tế, văn phòng dạng đóng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sở hữu những ưu điểm sau:

Đối với doanh nghiệp:

• Nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên khi được cung cấp không gian làm việc yên tĩnh, từ đó mức độ tập trung sẽ cao hơn, giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng
• Khả năng bảo mật thông tin cao bởi mỗi bộ phận, phòng ban đều có tính chất thông tin riêng biệt, mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro rò rỉ thông tin
• Phòng ban phân chia rõ ràng sẽ giúp việc tìm kiếm phòng ban trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, đồng thời việc trao đổi thông tin cũng được bảo mật tuyệt đối.

Đối với nhân viên:

• Tính bảo mật, cá nhân hoá cao, điều đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc
• Nhân viên tập trung cao trong thời gian dài trong môi trường làm việc yên tĩnh, tinh thần làm việc được đẩy cao hơn
• Tăng khả năng sáng, nghĩ ra được nhiều ý tưởng mới mẻ trong không gian yên tĩnh, bởi khi ồn ào thì dễ bị phân tâm khi đang suy nghĩ.
• Văn phòng đóng giúp hạn chế tiếng ồn, giúp năng suất làm việc được cải thiện
• Đảm bảo được sức khỏe cho nhân viên về các loại bệnh có khả năng lây nhiễm qua đường hô hấp

Nhược điểm của văn phòng đóng

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, thiết kế văn phòng bố trí kín còn có những điểm hạn chế sau:

Đối với doanh nghiệp

• Khó giám sát quá trình làm việc bởi những phòng ban đều được chia nhỏ nên chủ doanh nghiệp khi giám sát cần nhiều thời gian di chuyển, tiếp cẩn từng phòng ban.
• Khả năng tương tác, phối hợp làm việc giữa các phòng ban bị hạn chế, do đó các bộ phận khó nắm bắt thông tin để hỗ trợ lẫn nhau
• Phân chia nhỏ phòng ban có cấu trúc, chức năng khác nhau nên sẽ tốn diện tích và nhân công, do đó chi phí thiết kế thi công mô hình văn phòng này sẽ cao hơn so với những các loại hình văn phòng khác.

Đối với nhân viên:

• Hạn chế hiệu quả làm việc nhóm khi các phòng ban được thiết kế tách biệt, các nhân viên ít tiếp xúc và trao đổi thông tin, từ đó làm khiến hiệu quả làm việc nhóm thấp, giảm khả năng hỗ trợ trong công việc
• Nhân viên mất nhiều thời gian di chuyển và tìm kiếm phòng ban
• Truyền đạt thông tin khá hạn chế bởi có sự ngăn cách về vị trí, điều đó cũng khiến gặp nhiều khó khăn hơn trong việc nắm bắt và truyền đạt thông tin kịp thời
• Khả năng tương tác thấp bởi văn phòng bố trí kín được tách biệt riêng nên khả năng giao tiếp bị giảm, dẫn đến việc cộng tác và hỗ trợ bị giảm thiểu.

Mô hình văn phòng bố trí kín phù hợp với những lĩnh vực nào?

Mô hình văn phòng đóng phù hợp với những doanh nghiệp yêu cầu cao về tính bảo mật thông tin. Cụ thể, những doanh thường lựa chọn mô hình đóng là:

Doanh nghiệp có tính chất đặc thù

Mô hình văn phòng đóng phù hợp với những doanh nghiệp có tính chất công việc đặc thù như công ty kiểm toán – tài chính, ngành luật, ngân hàng… Đây là những lĩnh vực, ngành nghề đòi hỏi sự tập trung, môi trường làm việc yên tĩnh.

Thêm vào đó, những ngành này thường chứa nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng có độ bảo mật cao, cần được lưu trữ và xử lý cẩn thận. Khi đó, mô hình văn phòng bố trí kín truyền thống được trang bị đầy đủ thiết bị, vật tư là lựa chọn hoàn hảo. 

Quý vị có nhu cầu thiết kế văn phòng kín nhỏ mà chưa biết chọn được mẫu nào, thì có thể tham khảo mẫu thiết kế văn phòng nhỏ vô cùng hiện đại và chuyên nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô lớn

Thiết kế văn phòng bố trí kín cần phân chia không gian, chiếm nhiều diện tích, nguyên vật liệu và nhân công xây dựng, điều đó sẽ khiến chi phí thiết kế thi công cao hơn. Chính vì vậy, những công ty có quy mô lớn, nguồn lực mạnh muốn phát triển bền vững thì có thể cân nhắc mô hình văn phòng bố trí kín này.

Tổng hợp những mẫu văn phòng bố trí kín đẹp, hiện đại

Dưới đây là những mẫu văn phòng bố trí kín đẹp, hiện đại được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực mà bạn có thể tham khảo:

 

So sánh Văn phòng bố trí kín và văn phòng mở

Văn phòng đóng và văn phòng mở đều là loại hình văn phòng phổ biến trong và ngoài nước hiện nay bởi mang đến không gian làm việc thoải mái và năng suất. Dưới đây là bảng so sánh những tiêu chí của 2 kiểu văn phòng mà bạn có thể tham khảo để đánh giá tính phù hợp cho doanh nghiệp mình.

Tiêu chí	Văn phòng đóng	Văn phòng mở
Chi phí xây dựng	Không gian làm việc được phân cách bằng tường, vách ngăn thành nhiều phòng riêng biệt nên chi phí thi công nội thất văn phòng khá cao	Số lượng vách ngăn được bố trí ở mức tối thiểu nên chi phí xây dựng thấp, tuy nhiên chi phí trang trí khá cao
Chi phí nội thất thiết bị	Nội thất văn phòng đóng riêng biệt nên cần bố trí các loại thiết bị cần thiết như bàn làm việc, máy in… chi phí này tương đối cao	Không gian làm việc chung nên có thể sử dụng chung các thiết bị, tuy nhiên nếu số lượng nhân viên đông thì chi phí đầu tư sẽ cao
Chi phí bảo dưỡng, bảo trì	Chi phí bảo dưỡng cao bởi nhiều thiết bị nội thất	Chi phí bảo dưỡng thấp hơn do ít thiết bị hơn văn phòng kín
Khả năng tái cấu trúc	Gặp nhiều khó khăn khi loại bỏ những vách ngăn khi tái cơ cấu, các phòng ban được đóng kín theo chức năng nên khó điều chỉnh thiết kế, dẫn đến chi phí nâng cấp, mở rộng cao	Thiết kế mở nên có không gian chung cao, rộng rãi nên việc điều chỉnh trở nên thuận tiện hơn, từ đó chi phí tái cấu trúc cũng được giảm đáng kể
Chức năng không gian	Không gian được phân chia thành các phòng ban nhỏ, tùy theo chức năng để thiết kế nội thất cố định cho căn phòng	Không gian chung rộng rãi nên dễ dàng bố trí và sắp xếp tùy theo mục đích sử dụng
Môi trường	Không gian làm việc được phân chia bằng vách ngăn, tường kín nên khả năng xuyên sáng và lưu thông không khí kém, có nhiều góc tối, diện tích chết.	Không gian mở, không bị ngăn cách bởi tường kín lên đón được nhiều ánh sáng tự nhiên, mang đến cảm giác dễ chịu, thoải mái
Diện tích mặt bằng/ nhân viên	Phân chia phòng ban nên có nhiều diện tích chất, khả năng chứa được ít nhân viên trong diện tích văn phòng cố định	Quy mô mở nên các số lượng nên nhân làm việc trên mặt bằng sẽ được tối đa hoá.
Tính bảo mật	Không gian làm việc yên tĩnh, riêng tư nên các thông tin khi trao đổi được bảo mật tốt	Cơ cấu mở, nhân viên làm việc chung nên khả năng bảo mật thông tin kém
Xử lý công việc	Kém linh hoạt khi có những cuộc họp gấp, khả năng tương tác giữa các bộ phận thấp	Công việc xử lý nhanh chóng, thuận tiện bởi dễ dàng trao đổi, tương tác.
Đối với doanh nghiệp	– Ổn định về mặt pháp lý, uy tín cao – Cấu trúc rõ ràng, phân chia theo phòng ban – Chất lượng công việc được đảm bảo	Hiệu suất làm việc giảm bởi khả năng tập trung, đồng thời gặp một số vấn đề về tính bảo mật
Đối với nhân viên	Đảm bảo được sức khoẻ, hạn chế lây bệnh truyền nhiễm qua đường hô hấp	– Nhân viên thoải mái làm việc, tăng khả năng sáng tạo và giảm stress – Có thể gây mất tập trung bởi các cuộc trao đổi, tương tác khác – Môi trường làm việc thông thoáng nhưng có thể mắc những loại bệnh qua đường hô hấp

Mỗi loại hình văn phòng đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, nhu cầu sử dụng và khả năng tài chính để lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp nhất. Nếu kinh doanh khởi nghiệp, lĩnh vực công nghệ có tính chất năng động thì nên lựa chọn văn phòng đóng; đối với văn phòng đóng phù hợp với doanh nghiệp lớn, tài chính ổn định và yêu cầu tính bảo mật cao…

Bài viết trên đây đã chia sẻ tới bạn đọc những thông tin, khái niệm và ứng dụng của mẫu văn phòng bố trí kín, hy vọng bạn sẽ có thêm sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Nếu có nhu cầu thiết kế văn phòng làm việc chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Công ty Nội Thất Điểm Nhấn qua hotline 1800 9398 để được tư vấn nhanh chóng và miễn phí.