Hot-desking là gì? Cách hoạt động, ưu điểm và lưu ý khi dùng

Trong bối cảnh hiện nay, xu hướng làm việc linh hoạt ngày càng trở nên phổ biến. Vì vậy, Hot-desking dần trở thành mô hình làm việc được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Vậy Hot-desking là gì? Mô hình này hoạt động ra sao và cần lưu ý gì khi áp dụng? Hãy cùng Nội Thất Điểm Nhấn tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.

Hot-desking là gì?

Hot-desking là mô hình văn phòng không cố định chỗ ngồi cho từng nhân viên. Thay vì ngồi làm việc ở vị trí được xếp sẵn, nhân viên sẽ sử dụng bất kỳ chỗ ngồi nào còn trống khi đến văn phòng. Nhờ vậy, từng mét vuông trong văn phòng được tận dụng hiệu quả và nâng cao sự tương tác giữa các bộ phận, nhân viên. 

Mô hình làm việc này hướng đến sự linh hoạt, tạo cảm giác thoải mái và thúc đẩy cảm hứng sáng tạo của nhân viên. Thế nên, Hot-desking được ứng dụng phổ biến trong những công ty làm việc về lĩnh vực truyền thông, kiến trúc, thời trang, nghệ thuật,…

Cách hoạt động của mô hình Hot-desking

Để mô hình Hot-desking vận hành hiệu quả, nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên cần chú ý những điều sau khi triển khai mô hình này:

Ổ cắm điện

Thông qua định nghĩa Hot-desking là gì, việc linh hoạt chỗ ngồi đòi hỏi tại mỗi bàn làm việc đều cần được trang bị ổ cắm điện và cổng sạc đa năng. Điều này tăng sự thuận tiện cho nhân viên, đảm bảo không làm gián đoạn đến công việc.

Đặt trước phòng họp

Là không gian làm việc linh hoạt, vì vậy Hot-desking cần có hệ thống đặt lịch họp trực tuyến. Nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra và đặt lịch phòng họp trống, giúp tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng chồng chéo lịch sử dụng phòng họp.

Nếu bạn đang quan tâm đến không gian làm việc linh hoạt, hãy khám phá thêm văn phòng Hybrid để có lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp

Thiết bị in ấn

Hot-desking cho phép nhân viên tự do lựa chọn chỗ ngồi làm việc. Thế nên, thiết bị in nên được bố trí tại các khu vực chung, vị trí thuận tiện tiện. Đồng thời, cần tích hợp công nghệ liên kết với tài khoản cá nhân từng nhân viên, giúp việc in tài liệu diễn ra nhanh chóng và an toàn.

Công nghệ và internet

Hot-desking không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu sự hỗ trợ từ công nghệ. Hệ thống Wi-Fi mạnh, ổn định cùng các công cụ làm việc trực tuyến (như Slack, Zoom, Google Workspace…) giúp nhân viên kết nối và làm việc hiệu quả dù ở bất kỳ vị trí nào trong văn phòng.

Lưu trữ đồ dùng cá nhân

Không có khu vực lưu trữ đồ cá nhân là vấn đề được quan tâm nhất khi triển khai mô hình Hot-desking. Vì vậy, trang bị tủ đồ cá nhân (locker) là điều cần thiết, giúp nhân viên có nơi cất giữ vật dụng cá nhân an toàn và tiện lợi khi di chuyển giữa các bàn làm việc khác nhau.

Khu sinh hoạt chung và cá nhân

Mô hình Hot-desking luôn bố trí khu vực sinh hoạt chung như pantry, quầy bar mini, khu lounge,… để nhân viên nghỉ ngơi và thư giãn lấy lại năng lượng làm việc. Đồng thời, Hot-desking còn thiết kế cả phòng tắm và thay đồ để tạo nên không gian làm việc thoải mái, tiện nghi cho nhân viên.  

Không gian làm việc riêng tư

Dù mang tính linh hoạt, song Hot-desking vẫn cần bố trí các khu vực làm việc riêng tư (phòng họp nhỏ, booth gọi điện…) để đáp ứng nhu cầu tập trung, bảo mật thông tin và phù hợp với tính chất công việc tại từng thời điểm.

Ưu điểm của mô hình Hot-desking là gì?

Mô hình Hot-desking nhanh chóng trở nên phổ biến và được ứng dụng vào nhiều bản thiết kế văn phòng bởi sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như sau:

Đối với người lao động từ do

Hot-desking mang lại sự linh hoạt tối đa cho những người làm việc tự do, freelancer hoặc nhân viên từ xa. Họ có thể chủ động chọn vị trí làm việc phù hợp với nhu cầu cá nhân – một góc yên tĩnh để tập trung hoặc khu vực mở để giao lưu, kết nối. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tránh nhàm chán khi ngồi cố định một chỗ, giúp nhân viên luôn đầy cảm hứng làm việc.

Đối với công ty, doanh nghiệp

Hot-desking giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành nhờ tối ưu hóa diện tích văn phòng. Theo đó, không cần phải bố trí chỗ ngồi cho tất cả nhân viên cùng lúc, đặc biệt khi áp dụng mô hình làm việc hybrid. Ngoài ra, còn giúp tăng tính kết nối giữa các bộ phận, nhờ việc nhân viên thay đổi vị trí thường xuyên.

Hơn thế, mô hình Hot-desking tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi. Từ đó, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và cảm thấy gắn kết với công ty. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc tổng, mà còn thu hút và giữ chân được nhân tài. 

So sánh mô hình Hot-desking và Dedicated-desk

Hot-desking và Dedicated-desk là hai mô hình văn phòng trái ngược nhau. Vậy, để giúp doanh nghiệp hiệu rõ hơn về Hot-desking là gì, cũng như lựa chọn mô hình phù hợp. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết Hot-desking và Dedicated-desk:

Mô hình Hot-desking phù hợp với những ai, lĩnh vực nào?

Hot-desking được đánh giá là mô hình làm việc lý tưởng cho các doanh nghiệp cần sự linh hoạt, có nhân viên làm việc từ xa. Đặc biệt phù hợp với:

• Freelancer, người lao động tự do: Những người thường làm việc theo dự án, di chuyển thường xuyên và không cần cố định ở một vị trí.
• Doanh nghiệp áp dụng hybrid working: Mô hình làm việc mà nhân viên không cần có mặt toàn thời gian ở công ty, có thể linh hoạt làm việc tại nhà và văn phòng. 
• Công ty trong lĩnh vực sáng tạo, nghệ thuật: Cần môi trường làm việc thoải mái, thoáng đãng và luôn có sự đổi mới để kích thích cảm hứng làm việc, đưa ra các ý tưởng mới mẻ.
• Công ty startup: Doanh nghiệp nhỏ, ít nhân viên cần không gian làm việc kết nối tương tác và đầy đủ tiện nghi nhưng vẫn tiết kiệm chi phí.

Ngoài ra, mô hình Hot-desking còn phù hợp với kiểu văn phòng chia sẻ (coworking space) nhằm tối đa hóa công năng sử dụng và phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng Hot-desking là gì?

Để triển khai mô hình Hot-desking hiệu quả, doanh nghiệp và người dùng cần lưu ý đến một vài yếu tố sau đây: 

• Nếu Hot-desking yêu cầu đặt chỗ trước, hãy đảm đảm bảo chỗ ngồi đã được đặt để tránh việc không có chỗ làm việc khi đến văn phòng.
• Luôn chuẩn bị đầy đủ các thiết bị làm việc cần thiết như: laptop, dây sạc, tài liệu,… và cả đồ dùng cá nhân cần thiết khác.
• Tuân thủ các quy tắc sử dụng tiện nghi, khu làm việc chung khi sử dụng không gian Hot-desking.
• Giữ vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc, đảm bảo không gây ảnh hưởng đến người ngồi kế tiếp. 
• Doanh nghiệp cần đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng cơ bản và công nghệ để đảm bảo việc vận hành Hot-desking diễn ra hiệu quả.

Thông qua bài viết trên, hy vọng Nội Thất Điểm Nhấn đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình Hot-desking là gì. Từ đó, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn hơn về việc áp dụng mô hình này cho doanh nghiệp.