7 Lưu ý khi thiết kế văn phòng công chứng đẹp và chuyên nghiệp

Nhu cầu công chứng của người tiêu dùng ngày càng cao, do đó những văn phòng công chứng xuất hiện ngày càng nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Để chủ đầu tư có thêm những thông tin về thiết kế nội thất mô hình kinh doanh này, trong bài viết dưới đây, Nội Thất Điểm Nhấn sẽ chia sẻ tới bạn tổng hợp những mẫu thiết kế văn phòng công chứng đẹp, chuyên nghiệp nhất.

Các bước cần chuẩn bị trước khi thiết kế văn phòng công chứng

Để thiết kế văn phòng công chứng hiện đại, đạt tiêu chuẩn, bạn cần thực hiện các bước sau:

Nghiên cứu và lên kế hoạch

Trước khi thiết kế văn phòng công chứng, bạn cần tìm hiểu các yêu cầu về pháp lý và quy định trong khu vực xây công trình. Xem xét những những tiêu chuẩn không về bố cục không gian, trang thiết bị cũng như quy tắc an toàn, bảo mật và an ninh thông tin.

Sắp xếp không gian

Xác định các khu vực, công năng chính trong văn phòng công chứng bao gồm khu vực tiếp đón, khu vực làm việc của nhân viên công chứng, phòng họp chung, văn phòng làm việc và nơi lưu trữ giấy tờ, hồ sơ. Bạn cần sắp xếp bố cục chức năng từng khu vực khoa học để tạo quy trình làm việc hợp lý, tối ưu hoá diện tích và thuận tiện trong di chuyển.

Lựa chọn nội thất

Nội thất văn phòng công chứng cần đảm bảo sự chuyên nghiệp, thể hiện được đặc điểm của ngành nghề hoạt động, đồng thời cần phải phù hợp với không gian công chứng. Vì công việc tại văn phòng có đặc trưng ngồi nhiều nên cần lựa chọn ghế làm việc đảm bảo hỗ trợ cho phần lưng và cổ.

Sự chú trọng đến mọi chi tiết trong thiết kế văn phòng 20m2 giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tin cậy, phản ánh sự uy tín và đẳng cấp của dịch vụ văn phòng công chứng.

Lưu ý khi thiết kế văn phòng công chứng

Không gian rộng rãi

Văn phòng công chứng thường xuyên đón lượng lớn khách hàng ra, vào bởi nhu cầu làm công chứng của người dân rất đông. Do đó, khi thiết kế, căn phòng cần có không gian rộng rãi, đủ lớn để tiếp nhận khách hàng và quản lý hoạt động, tiếp nhận thông tin.

Tiện ích cho khách hàng

Văn phòng cần có thêm những khu vực tiện ích nhằm mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng như khu vực phòng chờ. Ở đây cần được bố trí ghế ngồi, bàn nhỏ để đặt tạp chí, sách báo liên quan hoặc điểm truy cập WIFI miễn phí để khách hàng có thể giải trí hoặc làm việc trong lúc chờ đợi.

Khu vực làm việc riêng tư – có tính bảo mật

Công việc công chứng thường liên quan đến thông tin nhạy cảm nên khi thiết kế văn phòng cần có các biện pháp bảo mật, bao gồm các khu vực riêng tư và hệ thống lưu trữ an toàn. Đặc biệt, đối với những loại hồ sơ giấy tờ yêu cầu tính bảo mật cao, cần có khu vực làm việc riêng tư. Điều này đảm bảo sự bảo mật thông tin tuyệt đối và tăng thêm sự tin cậy trong quá trình công chứng văn bản.

Phòng họp trong thiết kế văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng cần có thiết kế một phòng họp riêng. Diện tích phòng họp được xác định dựa vào quy mô nhân sự, có chức năng để tiếp nhận khách hàng, thảo luận với đối tác hoặc tổ chức các buổi họp nội một công ty.

Thiết kế văn phòng trên diện tích 80m2 được tối ưu hóa với không gian mở, bố trí linh hoạt và trang thiết bị hiện đại, hứa hẹn mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi.

Thiết bị và công nghệ

Các phòng ban chức năng công chứng cần được trang bị các thiết bị, máy móc, công nghệ phù hợp để đáp ứng yêu cầu công việc công chứng. Các thiết bị như máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại bàn cùng các thiết bị hỗ trợ khác.

Số liệu và lưu trữ

Vì đặc thù công việc có tính bảo mật cao nên cần thiết kế hệ thống lưu trữ và quản lý số liệu đảm bảo. Điều này bao gồm hệ thống tập tin có tổ chức khoa học, rõ ràng, bảo mật và dễ dàng truy cập, tìm kiếm đối với các văn bản, hồ sơ quan trọng.

Hệ thống cách âm tại văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng cần có môi trường làm việc yên tĩnh, ít ồn nào nhằm đảm bảo sự tập trung và chất lượng công việc. Thiết kế văn phòng cần đảm bảo hệ thống cách âm tốt, khả năng giảm thiểu tiếng ồn từ bên ngoài cao và giữ an ninh thông tin khách hàng.

Sự chú trọng đến mọi chi tiết trong thiết kế văn phòng 40m2 giúp tạo ra không gian làm việc sang trọng và đẳng cấp, phản ánh uy tín và sự chuyên nghiệp của dịch vụ văn phòng công chứng.

Những hạng mục cơ bản trong thiết kế văn phòng công chứng

Phòng của giám đốc và quản lý

Văn phòng làm việc của ban lãnh đạo, quản lý là một trong những hạng mục được đầu tư kỹ lưỡng trong thiết kế văn phòng công chứng. Tổng thể căn phòng được bố trí khoa học, sang trọng nhằm mang đến sự thoải mái, tiện nghi giúp nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời thể hiện được uy quyền và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Những món đồ nội thất trong phòng được thiết kế có kiểu dáng hiện đại không kém phần sang trọng, toát lên không gian làm việc chuyên nghiệp cho lãnh đạo.

Khu làm việc chung của nhân viên

Khu vực làm việc của nhân viên công chứng được thiết kế rộng rãi, thông thoáng và tiện nghi bởi đây là không gian tập trung nhiều nhân viên nhất. Bàn làm việc được bố trí gần nhau và ngăn cách bằng vách ngăn thấp, đồng thời các vị trí cũng được sắp xếp khoa học nhằm tạo tính logic để xử lý công việc dễ dàng.

Ngoài ra, để tận dụng tối đa không gian trống, KTS đã bố trí tủ lưu trữ tài liệu, giấy tờ cơ bản để trên tường. Điều này cũng góp phần làm không gian trở nên thông thoáng hơn.

Khu vực ngồi chờ

Diện tích khu chờ được thiết kế với quy mô vừa đủ để tiếp đón khách hàng. Không gian này được bố trí những món đồ nội thất cơ bản như bàn ghế cùng sách, báo để khách hàng tham khảo khi chờ đợi. Ngoài ra, bạn có thể trang trí bức tranh treo tường nghệ thuật và chậu cây xanh để căn phòng trở nên sinh động và tươi mới hơn.

Khu vực lưu trữ tài liệu

Văn phòng công chứng có đặc trưng chứa nhiều giấy tờ, tài liệu quan trọng. Số lượng hồ sơ sẽ ngày càng tăng nên cần được thiết kế gọn gàng. Tủ lưu trữ lớn sẽ được bố trí lắp đặt ở những mặt tường xung quanh để chứa sổ sách, tài liệu đã được xử lý phân loại, như vậy khi cần tìm lại giấy tờ cần thiết, nhân viên sẽ dễ dàng tìm kiếm hơn.

Đơn vị thiết kế và thi công văn phòng công chứng uy tín

Nội Thất Điểm Nhấn là đơn vị chuyên thiết kế thi công nội thất văn phòng công chứng tại TP HCM. Với thâm niên hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, đơn vị đã kiến tạo thành công hơn 1000+ dự án nội thất văn phòng cho công ty, doanh nghiệp với quy mô lớn, nhỏ, mang đến những văn phòng công chứng đúng chuẩn. Khi lựa chọn Nội Thất Điểm Nhấn làm đơn vị thi công nội thất văn phòng, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Đội ngũ nhân viên KTS nhiệt tình, có nhiều năm kinh nghiệm, am hiểu sâu đặc trưng về phong cách thiết kế theo đặc điểm ngành, lĩnh vực kinh doanh.
• Chi phí thiết kế cạnh tranh nhất trên thị trường, khách hàng được miễn phí 100% chi phí thiết kế nội thất khi ký kết hợp đồng thi công trọn gói.
• Sở hữu xưởng sản xuất nội thất cùng hệ thống máy móc hiện đại được nhập khẩu từ Nhật Bản, Châu Âu, cam kết mang đến sản phẩm nội thất có chất lượng vượt trội.
• Quy trình làm việc khép kín, bám sát tiến độ công trình từ khâu thiết kế, sản xuất nội thất đến thi công lắp đặt, điều đó giúp chủ đầu tư tiết kiệm từ 20 – 30% chi phí thi công khi không qua khâu trung gian.

Bên trên là những mẫu thiết kế văn phòng công chứng đẹp, đạt chuẩn cùng các bước cần chuẩn bị trước khi thiết kế, hy vọng sẽ giúp bạn có thêm kiến thức khi kiến tạo không gian văn phòng cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu thiết kế, thi công văn phòng làm việc chuyên nghiệp với ngân sách hợp lý, hãy liên hệ với Nội Thất Điểm Nhấn qua hotline 1800 9398 để được tư vấn nhanh chóng và miễn phí.