Coworking Space là gì? Ưu nhược điểm và 6 lưu ý khi thuê

Trong bối cảnh xu hướng làm việc linh hoạt và công nghệ phát triển mạnh mẽ, Coworking Space đã trở thành mô hình văn phòng được nhiều người lựa chọn. Không chỉ phù hợp với freelancer, startup mà còn là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ – vừa muốn tiết kiệm chi phí vận hành. Vậy Coworking Space là gì? Có những ưu – nhược điểm nào? Cần lưu ý gì khi thuê? Hãy cùng Nội thất Điểm Nhấn tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây.

Coworking Space là gì?

Coworking Space là gì? Đây là không gian làm việc được thiết kế để cá nhân và doanh nghiệp có thể thuê theo giờ, ngày hoặc tháng tùy nhu cầu sử dụng. Không chỉ là nơi làm việc chung, Coworking Space còn mang đến môi trường cởi mở để gặp gỡ, giao lưu và hợp tác giữa nhiều lĩnh vực khác nhau.

Đặc điểm nổi bật của Coworking Space chính là quy mô rộng rãi, thiết kế hiện đại và tiện ích đầy đủ. Không gian được trang bị sẵn Wi-Fi tốc độ cao, máy in, phòng họp, quầy café và khu nghỉ ngơi nhằm mang lại sự tiện nghi tối đa cho người dùng.

Đặc biệt, một số Coworking Space cao cấp còn cung cấp thêm dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp như tư vấn pháp lý, kế toán, truyền thông hoặc tổ chức sự kiện nội bộ,… Điều này giúp các công ty, startup tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành nhưng vẫn đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Phân loại các mô hình Coworking Office Space hiện nay

Hiện nay, Coworking Space được chia thành nhiều loại hình khác nhau để đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng. Dưới đây là hai mô hình phổ biến nhất:

Chỗ ngồi cố định

Chỗ ngồi cố định là hình thức cho thuê không gian làm việc tại một vị trí được giữ nguyên suốt thời gian thuê. Người sử dụng có thể trang trí, sắp xếp đồ dùng cá nhân và lưu trữ hồ sơ như trong văn phòng riêng.

Mô hình Coworking Space chỗ ngồi cố định phù hợp với doanh nghiệp nhỏ – vừa, các công ty muốn mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện nhưng chưa muốn đầu tư lớn cho cơ sở hạ tầng.

Ưu điểm nổi bật của mô hình này là tiết kiệm chi phí thuê văn phòng truyền thống, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty nước ngoài. Người dùng vẫn được hưởng đầy đủ tiện ích chung như phòng họp, khu pantry, khu nghỉ ngơi, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

Chỗ ngồi làm việc linh hoạt

Chỗ ngồi linh hoạt là mô hình Coworking Space cho phép người dùng tự do chọn vị trí ngồi tại bất kỳ khu vực trống nào trong không gian làm việc. Người thuê có thể đặt chỗ thông qua ứng dụng hoặc đăng ký trực tiếp, phù hợp với những ai cần sự linh động trong thời gian làm việc.

Hình thức này đặc biệt phù hợp với freelancer, người làm việc tự do hoặc nhóm khởi nghiệp nhỏ. Họ có thể thay đổi môi trường làm việc mỗi ngày để kích thích sáng tạo mà không bị gò bó.

Ưu điểm nổi bật của mô hình Coworking Space linh hoạt là sự tiện nghi và khả năng thích ứng cao, giúp người dùng tối ưu chi phí. Đồng thời tận hưởng không gian làm việc hiện đại, năng động và chuyên nghiệp.

Với phong cách làm việc linh hoạt, mô hình Hot-desking cũng mang đến sự tự do trong việc thay đổi không gian làm việc, giúp nâng cao hiệu suất và cảm hứng sáng tạo.

Lợi ích Coworking Space mang lại

Coworking Space ngày càng trở thành mô hình văn phòng được nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn nhờ những lợi ích thiết thực mà nó mang lại. Không chỉ giúp tối ưu chi phí, Coworking Space còn tạo nên môi trường làm việc năng động, kết nối và sáng tạo vượt trội.

Linh hoạt và tiết kiệm chi phí

Một trong những lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm đến Coworking Space là khả năng tiết kiệm chi phí vượt trội so với văn phòng truyền thống. Doanh nghiệp không cần bỏ vốn đầu tư ban đầu cho việc xây dựng, trang bị nội thất hay bảo trì, mà vẫn có thể sử dụng đầy đủ các dịch vụ “quản lý văn phòng” chuyên nghiệp.

Ngoài ra, Coworking Space còn mang đến tính linh hoạt cao, cho phép người dùng tự do lựa chọn không gian và thời gian làm việc phù hợp với đặc thù ngành nghề. Dù làm việc ngắn hạn hay dài hạn, doanh nghiệp đều có thể điều chỉnh quy mô sử dụng nhanh chóng mà không lo ràng buộc hợp đồng thuê dài hạn như văn phòng truyền thống.

Xây dựng mạng lưới cộng đồng

Điểm nổi bật giúp mô hình này trở nên đặc biệt chính là khả năng xây dựng cộng đồng kết nối rộng lớn. Tại Coworking Space, nhiều doanh nghiệp, freelancer, startup và doanh nhân cùng chia sẻ chung không gian.

Không gian mở đặc trưng cùng các khu vực pantry, lounge, hoặc khu nghỉ ngơi được bố trí khoa học giúp thúc đẩy sự giao lưu, trao đổi và hợp tác giữa các cá nhân. Chính từ những cuộc trò chuyện thân mật hay những buổi networking tại Coworking Space, các cơ hội hợp tác và phát triển kinh doanh có thể được mở ra một cách tự nhiên và hiệu quả.

Kích thích sáng tạo

Nhắc đến Coworking Space là gì, không thể bỏ qua yếu tố truyền cảm hứng sáng tạo mà loại hình văn phòng này mang lại. Không gian làm việc mở, thiết kế đa dạng và sự pha trộn giữa nhiều văn hóa doanh nghiệp – ngành nghề khác nhau giúp kích thích tư duy sáng tạo và cảm hứng làm việc. Khi các thành viên cùng làm việc trong một môi trường năng động, được bao quanh bởi những người đam mê sáng tạo, họ dễ dàng tìm thấy ý tưởng mới và nâng cao hiệu suất công việc.

>>> Có thể bạn quan tâm: Thiết kế văn phòng mở để tối ưu không gian và thúc đẩy sự tương tác giữa các phòng ban.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Coworking Space còn là giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín trong mắt đối tác, khách hàng. Đặc biệt, mô hình này rất phù hợp với các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp, tập đoàn lớn muốn duy trì không gian làm việc chất lượng tại nhiều khu vực mà không cần đầu tư quá nhiều. Với các công ty nhỏ và vừa, Coworking Space giúp họ sở hữu không gian làm việc – tiếp khách sang trọng, hiện đại và thể hiện sự chỉn chu mà vẫn tiết kiệm chi phí.

Ưu và nhược điểm của Coworking Space

Bên cạnh những lợi ích vượt trội, hiểu rõ ưu và nhược điểm của Coworking Space là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp hơn với mô hình hoạt động và định hướng phát triển của mình.

Advantage

Coworking Space sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội so với mô hình văn phòng truyền thống. Cụ thể:

• Nhiều gói thuê linh hoạt phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.
• Cơ sở vật chất có sẵn, bao gồm hạ tầng – thiết bị làm việc, phòng họp, khu pantry và khu thư giãn tiện nghi.
• Không gian mở – nơi nhiều doanh nghiệp và cá nhân cùng làm việc, tạo nên môi trường năng động, khuyến khích giao tiếp và chia sẻ ý tưởng.
• Có đội ngũ quản lý tòa nhà riêng, thường xuyên bảo trì, sửa chữa định kỳ giúp doanh nghiệp không cần tốn chi phí hay nhân lực cho khâu vận hành.

Disadvantages

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, Coworking Space vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định mà người thuê cần lưu ý:

• Sự riêng tư có thể bị ảnh hưởng do làm việc trong không gian mở cùng nhiều cá nhân và tổ chức khác.
• Thiếu sự tập trung nếu không gian làm việc quá đông hoặc thường xuyên diễn ra các hoạt động trao đổi, sự kiện cộng đồng.

Coworking Space phù hợp với ai?

Sau khi hiểu rõ Coworking Space là gì, câu hỏi tiếp theo nhiều người đặt ra là mô hình văn phòng này có phù hợp với doanh nghiệp hoặc cá nhân của mình không? Thực tế, Coworking Space được thiết kế linh hoạt để đáp ứng đa dạng nhu cầu làm việc, từ công ty nhỏ đến tập đoàn quốc tế. Dưới đây là những đối tượng làm việc phù hợp nhất với mô hình Coworking Space hiện nay:

• Các doanh nghiệp nhỏ – vừa muốn tiết kiệm chi phí hạ tầng: Không cần đầu tư lớn cho cơ sở vật chất, nhân sự vận hành hay hợp đồng thuê dài hạn, Coworking Space là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà vẫn có môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Các công ty startup: Với đặc điểm cần không gian linh hoạt và chi phí thấp, Coworking Space mang đến điều kiện lý tưởng để các startup khởi đầu thuận lợi, dễ dàng thay đổi quy mô hoạt động khi phát triển.
• Công ty agency hoặc các nhóm dự án: Các nhóm làm việc sáng tạo trong lĩnh vực marketing, thiết kế, truyền thông,… thường chọn Coworking Space nhờ không gian mở, khuyến khích giao tiếp và trao đổi ý tưởng.
• Chuyên viên tư vấn, cá nhân hoạt động tự do: Freelancer có thể thuê không gian theo giờ hoặc ngày để làm việc tập trung, gặp gỡ khách hàng, đồng thời mở rộng mối quan hệ.
• Doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam: Với các công ty quốc tế, Coworking Space giúp họ nhanh chóng thiết lập văn phòng đại diện mà không cần lo thủ tục phức tạp hoặc chi phí ban đầu lớn.
• Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô – các chi nhánh, văn phòng giao dịch: Các tổ chức lớn có thể tận dụng Coworking Space làm chi nhánh tạm thời, văn phòng khu vực hoặc điểm giao dịch ngắn hạn để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh.

So sánh Coworking Space và văn phòng truyền thống

Để hiểu rõ hơn Coworking Space là gì và vì sao mô hình này được ưa chuộng, hãy cùng so sánh với mô hình văn phòng truyền thống qua các tiêu chí cụ thể dưới đây:

Những lưu ý khi thuê Coworking Space

Trước khi quyết định thuê, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần hiểu rõ Coworking Space là gì và xem xét kỹ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng không gian làm việc chung. Việc lựa chọn đúng địa điểm và dịch vụ phù hợp sẽ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

• Vị trí thuận tiện: Hãy chọn Coworking Space có vị trí gần trung tâm, thuận tiện giao thông và dễ dàng tiếp cận các tiện ích như nhà hàng, quán cà phê, trung tâm thương mại hoặc bãi giữ xe.
• Tiện ích đi kèm: Đảm bảo Coworking Space được trang bị đầy đủ các tiện ích thiết yếu như wifi tốc độ cao, phòng họp riêng, khu vực pantry, không gian thư giãn và bãi đỗ xe rộng rãi.
• Kiểm tra không gian làm việc: Trước khi thuê, nên trực tiếp tham quan để đánh giá về không gian, ánh sáng, độ ồn, khả năng bảo mật và mức độ riêng tư. Điều này nhằm đảm bảo lựa chọn đúng không gian làm việc phù hợp với văn hóa, phong cách và đặc thù ngành nghề của người sử dụng.
• Cộng đồng thành viên: Mỗi Coworking Space thường có cộng đồng riêng gồm doanh nghiệp, doanh nhân, freelancer, startup,… Việc tìm hiểu cộng đồng này trước khi thuê sẽ giúp xác định môi trường có phù hợp để mở rộng mối quan hệ, kết nối kinh doanh và hợp tác lâu dài hay không.
• Chi phí và hợp đồng thuê: Cần nắm rõ các gói dịch vụ, thời hạn thuê, chi phí ẩn (nếu có) và chính sách hỗ trợ. Hãy thương lượng các điều khoản như thời gian sử dụng, dịch vụ đi kèm, quyền lợi bảo trì hoặc chấm dứt hợp đồng sớm để tránh rủi ro phát sinh.
• Đọc kỹ hợp đồng: Trước khi ký kết, cần đọc kỹ các điều khoản về quyền lợi, trách nhiệm, chính sách hoàn tiền, bồi thường và sử dụng tài sản chung. Đây là bước quan trọng để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thuê.

Câu hỏi thường gặp về Coworking Space

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến mà nhiều người quan tâm khi tìm hiểu Coworking Space là gì, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và toàn diện hơn trước khi lựa chọn hình thức này.

Coworking Space phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Mô hình Coworking Space đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ – vừa, startup, các nhóm dự án, freelancer, chuyên viên tư vấn hoặc doanh nghiệp nước ngoài đang mở văn phòng đại diện tại Việt Nam. Với chi phí hợp lý và tính linh hoạt cao, mô hình này giúp họ tối ưu vận hành và mở rộng mạng lưới hợp tác.

Có những loại hình Coworking Space nào?

Hiện nay, các Coworking Space thường được chia thành ba hình thức chính: chỗ ngồi linh hoạt (hot desk), chỗ ngồi cố định (dedicated desk) và văn phòng riêng (private office). Mỗi loại hình đáp ứng những nhu cầu khác nhau – từ cá nhân làm việc tự do cho đến các doanh nghiệp cần không gian riêng tư, ổn định.

Coworking Space có tiết kiệm chi phí so với văn phòng truyền thống không?

Câu trả lời là CÓ. Việc thuê Coworking Space giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư cơ sở vật chất, điện nước, bảo trì và quản lý. Người thuê được sử dụng các tiện ích chung mà không cần lo về bảo dưỡng định kỳ. Tuy nhiên, với các tập đoàn lớn cần tính ổn định và lâu dài, đầu tư văn phòng riêng có thể mang lại hiệu quả chi phí tốt hơn về dài hạn.

>>> Tham khảo thêm: Top những công ty thiết kế nội thất văn phòng uy tín, chuyên nghiệp tại tp.HCM

Coworking Space có thể giúp doanh nghiệp tăng trưởng và kết nối cộng đồng không?

Chắc chắn là CÓ. Môi trường làm việc trong Coworking Space đa dạng về ngành nghề, xuất phát điểm và văn hóa doanh nghiệp. Không gian mở giúp khuyến khích giao lưu, trao đổi ý tưởng và hợp tác giữa các thành viên, từ đó hình thành mạng lưới kết nối kinh doanh – yếu tố quan trọng để doanh nghiệp mở rộng quy mô và cơ hội phát triển.

Coworking Space có đảm bảo tính riêng tư không?

Mặc dù không gian chung có thể giảm phần nào sự riêng tư, nhưng các Coworking Space hiện đại thường thiết kế phòng họp riêng, khu làm việc tách biệt hoặc văn phòng mini cho các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp yêu cầu mức độ bảo mật và tập trung cao, văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn tối ưu hơn.

Trong bối cảnh làm việc linh hoạt đang trở thành xu hướng toàn cầu, Coworking Space là gì không còn là câu hỏi mới. Mô hình này đã trở thành giải pháp thực tế giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và mở rộng mạng lưới kết nối. Dù là startup, doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn đa quốc gia, việc lựa chọn Coworking Space phù hợp sẽ giúp nâng tầm hình ảnh, gia tăng cơ hội hợp tác và hướng đến sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.