Fit-out là gì? Quy trình Fit-out văn phòng cần bao lâu để hoàn thiện?

Fit-out văn phòng là công tác liên quan đến việc thiết kế – thi công và hoàn thiện không gian thô để tạo nên không gian văn phòng tiện nghi, thẩm mỹ và phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Cùng Nội Thất Điểm Nhấn tìm hiểu chi tiết hơn về khái niệm, các hạng mục thi công, timeline và những điều cần lưu ý khi fit-out văn phòng.

Fit-out văn phòng là gì?

Fit-out văn phòng hay còn được gọi là thi công thiết kế mặt bằng văn phòng. Đây là quá trình hoàn thiện nội thất và trang thiết bị cho không gian thô để thành một văn phòng có đầy đủ chức năng. Quá trình fit-out còn bao gồm cả việc lắp đặt hệ thống điện, nước, điều hòa, ánh sáng, và bố trí nội thất như bàn ghế, tủ kệ. 

Ngoài ra, fit-out cũng được biết đến như quá trình cải tạo lại văn phòng cũ, nhằm thay đổi diện mạo, bố trí lại khu vực và nâng cấp thiết bị. Vậy mục đích chính của quá trình fit-out là tạo ra một môi trường làm việc tiện nghi, thẩm mỹ và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Các hạng mục thi công trong quá trình Fit-out văn phòng

Fit-out là quá trình tốn nhiều thời gian bởi cần thực hiện nhiều hạng mục thi công khác nhau để đảm bảo mang đến không gian văn phòng tiện nghi, thẩm mỹ. Dưới đây là những hạng mục thi công trong quá trình fit-out văn phòng:

• Xây dựng và cải tạo: Đây là quá trình xây dựng và cải tạo lại phần thô của văn phòng như trần, tường, sàn,.. để tăng tính thẩm mỹ và chuẩn bị cho việc lắp đặt nội thất.
• Hệ thống điện, nước, ánh sáng và internet: Lắp đặt các hệ thống ngầm như điện, nước, đèn và wifi để đảm bảo thẩm mỹ bề mặt nhưng vẫn hoạt động tốt. 
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy: Bạn cần tuân thủ theo tiêu chuẩn PCCC của Việt Nam, đảm bảo an toàn cho nhân viên. Vì vậy, đây là hạng mục thi công quan trọng không thể thiếu.
• Hoàn thiện nội thất: Sau khi hoàn thành phần thô, bạn cần thi công sơn vẽ thường và bố trí nội thất phù hợp với phong cách và yêu cầu của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ, tiện nghi.

Timeline – Thời gian cụ thể khi Fit-out văn phòng

Thời gian cũng là một trong những yếu tố được các sếp vô cùng quan tâm khi thực hiện fit-out. Bởi chúng ảnh hưởng nhiều đến thời gian thuê mặt bằng và làm việc của nhân viên. Do đó, bạn nên lên kế hoạch timeline thời gian cụ thể khi fit-out như sau:

Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm thuê văn phòng

Trước khi tiến hành fit-out văn phòng, bạn cần tìm kiếm và lựa chọn địa điểm thuê văn phòng phù hợp (thường diễn ra trong vòng 1-2 tuần). Doanh nghiệp cần xác định được các yêu cầu cụ thể như: vị trí, diện tích, tiện ích xung quanh và giá thuê. 

Tốt nhất, bạn nên tham khảo nhiều địa điểm cho thuê khác nhau để so sánh và thảo luận thêm với các bên môi giới bất động sản. Việc này nhằm đảm rằng văn phòng được chọn sẽ đáp ứng đầy đủ các nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp trong tương lai.

Khảo sát hiện trạng của địa điểm văn phòng

Việc khảo sát hiện trạng mặt bằng địa điểm thường diễn ra từ 1-4 tuần trước khi tiến hành fit-out văn phòng. Doanh nghiệp sẽ khảo sát nhiều địa điểm khác nhau để đánh giá các yếu tố về cấu trúc, diện tích, hệ thống điện nước,… Từ đó đưa ra được quyết định thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Lên ý tưởng, bản vẽ văn phòng

Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng địa điểm thuê văn phòng. Doanh nghiệp sẽ lên ý tưởng và quyết định phong cách thiết kế, bố trí các khu vực chức năng cùng các tiện ích khác. Toàn bộ quá trình lên ý tưởng bản vẽ văn phòng sẽ mất khoảng 1 tuần để hoàn thiện. 

>>Xem thêm: Văn phòng hỗn hợp là gì? Nguyên tắc thiết kế đúng tiêu chuẩn

Thương lượng thuê văn phòng

Để tiết kiệm thời gian fit-out văn phòng, song song với việc lên ý tưởng bản vẽ doanh nghiệp hãy thương lượng về chi phí và điều khoản thuê văn phòng. Bạn nên trao đổi với tư vấn viên môi giới để có thể đạt được nhiều lợi ích nhất khi ký hợp đồng. 

Bên cạnh đó, hãy chú ý đọc thật kỹ các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo rằng doanh nghiệp không gặp rủi ro hay khó khăn về mặt pháp lý sau này. Thông thường, để đạt được thỏa thuận thuê văn phòng cần từ 2-4 tuần.

Lựa chọn đơn vị thiết kế – thi công

Sau khi đã hoàn thành hợp đồng thuê văn phòng, lúc này doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn đơn vị thiết kế – thi công uy tín và chuyên nghiệp. Tốt nhất, bạn nên tham khảo qua một vài dự án nổi bật và liên hệ với nhà thầu qua hotline để đánh giá năng lực và chế độ chăm sóc khách hàng của đơn vị thiết kế – thi công. Qua đó, so sánh là lựa chọn được đơn vị nhà thầu chất lượng. 

Hoàn thiện bản vẽ, thiết kế

Sau khi đã tìm kiếm được đơn vị thiết kế- thi công cho việc fit-out văn phòng, hãy lưu trao đổi với họ về ý tưởng bố trí, phong cách kiến trúc và nhu cầu của doanh nghiệp. Dựa vào đó, các kiến trúc sư sẽ đưa ra phương án bản vẽ thiết kế công năng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau khi bản vẽ chi tiết mặt bằng đã được duyệt, đơn vị thiết kế tiếp tục hoàn thiện chi tiết các yếu tố về nội thất, hệ thống kỹ thuật, không gian,…

Tham khảo nội thất

Việc tham khảo nội thất là bước không thể thiếu trong timeline fit-out văn phòng. Theo đó, doanh nghiệp nên kết hợp giữa nhân viên đơn vị thiết kế và nhân viên nội bộ đi tham khảo nội thất. Nhờ đó, vừa tìm được nội thất có chất liệu, kiểu dáng và màu sắc phù hợp với phong cách kiến trúc của công ty. Đồng thời, cũng đảm bảo có giá thành hợp lý, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Đặt hàng nội thất

Sau khi tham khảo và lựa chọn được nội thất phù hợp với không gian văn phòng. Doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng nội thất để chuẩn bị cho quá trình lắp đặt fit-out văn phòng. Tùy thuộc nội thất được đặt hàng trong hoặc ngoài nước mà thời gian có thể dao động từ 1-2 tuần hoặc hơn.

Trường hợp có xảy ra những vấn đề không mong muốn trong quá trình đặt và nhận hàng nội thất làm ảnh hưởng đến timeline fit-out. Doanh nghiệp nên chủ động cân nhắc các phương án thay thế, sử dụng các sản phẩm nội thất khác.

Thi công mặt bằng

Đây là giai đoạn tốn nhiều thời gian nhất trong toàn bộ timeline fit-out văn phòng, từ 4-8 tuần. Cụ thể, phần thô của văn phòng sẽ được sẽ được cải tạo và xây dựng lại theo bản vẽ thiết kế. Điều này bao gồm việc lắp đặt hệ thống điện, nước, điều hòa, xây dựng hoặc cải tạo các bức tường, trần, sàn, và các khu vực chức năng khác. Đây là giai đoạn quan trọng nhất và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các đội thi công và giám sát công trình để đảm bảo tiến độ và chất lượng.

Lắp đặt nội thất

Sau khi hoàn thành thi công mặt bằng, nội thất đã đặt hàng từ trước sẽ được vận chuyển đến văn phòng và tiến hành lắp đặt theo đúng bản thiết kế. Việc lắp đặt nội thất bao gồm: bố trí bàn ghế, tủ kệ, rèm cửa, và các phụ kiện trang trí khác. Tương tự như thi công mặt bằng, cần giám sát quá trình lắp đặt nội thất khi fit-out văn phòng để đảm bảo tính thẩm mỹ và tiện nghi cho không gian văn phòng.

Kiểm tra và hoàn thiện văn phòng

Trước khi chính thức sử dụng văn phòng và cho nhân viên vào làm việc. Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, nghiệm thu lại toàn bộ công trình. Điều này nhằm đảm bảo toàn bộ các khu vực được bố trí hợp lý, đúng theo bản vẽ là hệ thống kỹ thuật như điện, nước, đèn và internet đều hoạt động tốt. Cuối cùng là hoàn thiện việc sửa chữa các chi tiết nhỏ và lau dọn sạch sẽ. Thông thường, quá trình này sẽ chiếm từ 1-2 tuần trong tổng thời gian fit-out văn phòng.

Chuyển văn phòng cũ sang mới

Cuối cùng, sau khi văn phòng đã hoàn thiện việc nghiệm thu và bàn giao, doanh nghiệp sẽ tiến hành chuyển văn phòng cũ sang văn phòng mới. Quá trình này bao gồm việc đóng gói và vận chuyển tài liệu, thiết bị, và các vật dụng cá nhân của nhân viên. 

Ngoài ra, để đảm bảo việc chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp nên lên kế hoạch chi tiết và thông báo cho tất cả nhân viên về thời gian và quy trình chuyển văn phòng.

Những điều cần lưu ý khi Fit-out văn phòng

Bên cạnh việc tìm hiểu các hạng mục thi công và timeline fit-out, bạn cũng cần nắm được những điều cần lưu như sau khi fit-out văn phòng để đảm bảo tính thẩm mỹ, tiện nghi và tiến độ thi công. 

Tuân thủ các quy tắc xây dựng

Để tránh gặp phải các rắc rối liên quan đến pháp luật và đảm bảo an toàn cho nhân viên làm việc tại văn phòng. Doanh nghiệp cần đảm bảo việc fit-out được thực hiện sau khi có giấy cấp phép theo đúng quy định của pháp luật. Đồng thời tuân thủ tiêu chuẩn an toàn về phòng cháy chữa cháy và hệ thống kỹ thuật. Thực hiện kiểm tra chất lượng định kỳ của văn phòng để đảm bảo tính an toàn và thẩm mỹ.

Hiểu rõ nhu cầu của công ty

Nhằm tạo nên không gian, môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên nhằm nâng cao hiệu suất công việc. Trước khi thực hiện fit-out văn phòng, bạn cần xác định rõ nhu cầu và yêu cầu của công ty về không gian làm việc, số lượng nhân viên, các khu vực chức năng,… Dựa vào đó, kiến trúc sư gợi ý lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp với văn hóa của công ty, đảm bảo trang bị đầy đủ tiện ích để hỗ trợ công việc hiệu quả.

Thời gian Fit-out văn phòng

Để tránh mất nhiều thời gian và đảm bảo tiến độ khi fit-out, bạn cần lập kế hoạch chi tiết các mốc thời gian cụ thể cho từng hạng mục công việc. Bên cạnh đó, cần dự trù thời gian dự phòng cho những tình huống phát sinh không mong muốn gây chậm trễ. Kết hợp việc theo dõi và giám sát thường xuyên việc thi công mặt bằng và lắp đặt nội thất để đảm bảo đơn vị nhà thầu hoàn thành đúng thời hạn, không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Trên đây là những thông tin liên quan đến fit-out văn phòng mà Nội Thất Điểm Nhấn muốn chia sẻ đến bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu hợp tác fit-out, hãy liên hệ đến hotline 1800 9398 để được các chuyên viên tại Interior Highlights tư vấn chi tiết, báo giá chính xác một cách nhanh chóng và miễn phí!